OTPQ: moderniser la gestion des membres tout en protégeant le public

De l’outil désuet au CRM moderne, un virage centré sur la mission

Fondé en 1927, l’OTPQ regroupe plus de 3 600 membres et 600 étudiants affiliés issus de 18 familles technologiques. Sa mission: encadrer l’exercice de la profession de technologue en sciences appliquées afin d’assurer la protection du public et le respect du Code des professions.

Historiquement, l’Ordre s’appuyait sur un système de gestion devenu lent et complexe, avec une navigation peu intuitive et des processus très fragmentés. Une grande partie des opérations était traitée à l’externe, ce qui limitait la capacité de l’équipe à l’interne d’agir rapidement, d’améliorer la qualité des données et d’offrir des services en continu aux membres.

À cela s’ajoutait l’utilisation persistante de formulaires papier, source de délais, de ressaisies et de risques d’erreur. Le besoin d’un changement structurant s’est donc imposé pour soutenir la mission, tout en recentrant la maîtrise du système et des données au sein de l’OTPQ.

Fiabilité des données et conformité : remettre le contrôle à l’interne

Pour soutenir sa mission et gagner en efficacité, l’OTPQ devait d’abord reprendre le contrôle à l’interne sur l’outil et sur la qualité de ses données, afin de réduire la dépendance aux prestataires externes et d’accélérer la prise de décision. Il s’agissait aussi de simplifier la navigation et l’entrée de données pour la permanence en éliminant les doubles saisies, en clarifiant les parcours et en outillant mieux les équipes. La diminution du papier passait par la numérisation des demandes et la standardisation des formulaires, afin de limiter les erreurs et d’améliorer les délais de traitement. Enfin, l’Ordre devait se conformer au Code des professions et renforcer la protection du public en s’appuyant sur une information plus fiable, mieux structurée et aisément vérifiable.

En pratique, ces enjeux exigeaient une plateforme capable d’unifier les profils (membres et étudiants), d’automatiser les étapes critiques (admissions, renouvellements, facturation) et de soutenir la gouvernance grâce à des rapports clairs au conseil d’administration. L’OTPQ devait donc s’outiller d’un CRM qui réponde à la fois aux impératifs réglementaires et aux attentes opérationnelles du quotidien.

Données fiabilisées, performance accrue et meilleure expérience membre

Grâce à la plateforme CRM d’Eudonet, l’OTPQ modernise son système d’information et améliore sensiblement la performance au quotidien. Les données sont fiabilisées: moins d’incohérences, davantage de traçabilité et une vision plus claire des profils membres et étudiants affiliés. Les processus clés sont mieux balisés et en bonne partie automatisés, ce qui réduit la manipulation manuelle et les délais de traitement. La numérisation des étapes prioritaires atténue la dépendance au papier et diminue les risques liés aux ressaisies. Pour les membres, l’accès à certaines fonctions en libre-service simplifie les interactions courantes et renforce la transparence. Au niveau de la gouvernance, l’Ordre dispose d’une information plus fiable pour documenter la conformité au Code des professions et appuyer sa mission de protection du public.

Suivez la même trajectoire que l’OTPQ, du diagnostic au déploiement contrôlé

Vous vous reconnaissez dans la situation de l’OTPQ : un système vieillissant, des processus papier et le besoin de démontrer la conformité? Inspirez-vous de leur démarche concrète, du premier échange au congrès du CIQ (2019) jusqu’au démarrage du projet (2020), pour structurer votre propre transition sans rupture de service.

• Cadrer comme l’OTPQ: commencez par un diagnostic court pour définir un périmètre réaliste, un scénario d’implantation, un échéancier prévisionnel et un budget. Ce cadrage commun évite les dérives et sécurise les décisions de votre CA.
• Appliquer les mêmes critères de choix: ciblez un outil « moderne », contrôlé à l’interne, qui automatise vos processus clés et offre un libre-service aux membres. Ce sont précisément les critères qui ont guidé l’OTPQ vers la plateforme CRM d’Eudonet.
• Centraliser membres et étudiants affiliés: unifiez les profils dans un seul référentiel (comme l’OTPQ avec ses 3 600+ membres et 600+ étudiants), normalisez les champs et fixez des règles de validation pour fiabiliser rapidement les données.
• Remplacer le papier par des parcours numériques: commencez par l’admission et le renouvellement, puis la facturation et les communications. L’objectif est de réduire les ressaisies et les délais, exactement là où l’OTPQ observait des irritants.
• Reprendre le contrôle interne: formez l’équipe, documentez les procédures et gardez la configuration en interne pour gagner en autonomie et en réactivité, à l’image du virage pris par l’OTPQ.
• Appuyer la conformité et la gouvernance: mettez en place des rapports et tableaux de bord pour suivre admissions, renouvellements et attestations; facilitez ainsi la reddition de comptes liée au Code des professions.

En reprenant cette séquence éprouvée par l’OTPQ, cadrage, critères clairs, centralisation des données, dématérialisation ciblée et contrôle interne, vous sécurisez votre transformation, améliorez l’expérience de vos membres et renforcez votre mission de protection du public. Prêt·e à évaluer votre périmètre et vos priorités, comme l’OTPQ l’a fait? Planifions une démo adaptée à votre réalité.