L’Ordre des Evaluateurs Agrées du Québec : optimiser la gestion et le suivi des membres

La mission de l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ) est de protéger l’intérêt du public en garantissant la qualité des actes professionnels posés par ses membres, c’est-à-dire près de 1000 évaluateurs agréés du Québec.

Ces derniers doivent tous être membres en règle de l’OEAQ, régi par le Code des professions. L’Ordre œuvre également pour améliorer constamment les services professionnels délivrés au public par ces évaluateurs. Geneviève Caron-Martin, directrice générale de l’OEAQ, revient sur leur choix de la solution Eudonet CRM et les enjeux auxquels l’organisation souhaitait répondre.

L’Ordre des Evaluateurs Agréés du Québec

• Créé en 1969
• Conseil d’administration de 15 membres
• 1000 membres agréés

Quels étaient les grands enjeux de l’OEAQ ?

Dans le cadre de son plan stratégique 2020-2024, l’OEAQ avait identifié les enjeux suivants :

• Faire rayonner et reconnaître l’Ordre auprès du public et des membres
• Attirer des candidats et retenir les membres expérimentés
• Renforcer l’encadrement et la surveillance des professionnels
• Améliorer la gouvernance et l’efficacité organisationnelle

Quel plan d’action?

Pour répondre à ses enjeux, l’OEAQ a ainsi notamment défini les grands champs d’action suivants :

• Actualiser et améliorer les stratégies de communication
• Moderniser le processus d’admission
• Optimiser les processus de surveillance, d’encadrement et d’enquête
• Mettre en place les outils nécessaires à une saine gouvernance

Pourquoi avoir mis en place une solution de gestion de la relation membres ?

Après la mise en évidence de ses enjeux, l’OEAQ a réalisé un audit TI de l’organisation : équipe, processus, architecture TI et finances. Celui-ci a permis de soulever certains risques et enjeux liés au tableau des membres qui était désuet et plus supporté depuis 1 an :

• Problèmes techniques lors des cotisations, donc des erreurs de mise à jour d’informations (montants et facturations)
• Manque de souplesse dans la navigation et l’accès à l’information
• Absence d’intégration avec l’espace membre
• Absence de gestion documentaire
• Absence de communication avec les autres systèmes

De plus, le fait de travailler sur plusieurs fichiers externes (Excel) entraînait :

• Un risque d’obsolescence de la donnée
• Une charge de travail doublée pour les équipes

« Suite à l’identification de ces nombreux enjeux et à notre obligation de nous conformer au Code des professions en termes de tableau des membres, nous avons donc commencé à nous mettre en recherche d’une nouvelle solution qui réponde à ces besoins. »

Pourquoi avoir choisi Eudonet ?

Les critères de choix de l’OEAQ étaient :

• Solution clé en main, complète, évolutive et connectée
• Ergonomie pour la permanence et les membres
• Flexibilité de la solution