Comment centraliser les données membres d’une association professionnelle : le témoignage de l’AEQ

Pour comprendre concrètement comment une association peut reprendre le contrôle et structurer sa gestion, découvrez le retour d’expérience de Lise Lefebvre, trésorière et responsable CRM de l’AEQ. Un témoignage terrain, utile pour passer du constat à l’action.

L’AEQ en contexte : une association professionnelle de 6 000 contacts, gérée sur Excel

L’Association des économistes québécois (AEQ), c’est plus de 6 000 contacts actifs, 15 activités régionales organisées chaque année et un congrès majeur. Une structure d’envergure, pourtant longtemps pilotée avec des fichiers Excel.

À cette échelle, les limites deviennent rapidement bloquantes : données dispersées dans plusieurs fichiers, suivi manuel des adhésions et des renouvellements, communications peu personnalisées, et surtout aucune vision consolidée des interactions avec les membres et partenaires. Difficile, dans ces conditions, de piloter efficacement l’association ou de soutenir son développement.

Une réalité d’autant plus critique que l’AEQ fonctionne en grande partie grâce à des bénévoles. Avec des ressources limitées, l’outil doit être simple, fiable et permettre un gain de temps immédiat.

C’est dans ce contexte que Lise Lefebvre, trésorière et responsable CRM de l’AEQ, partage son retour d’expérience au micro de Michaël Novic.

D’Excel à un CRM centralisé : comment l’AEQ a structuré la gestion de ses membres et de ses données

Face aux limites d’Excel, l’Association des économistes québécois a fait le choix de passer à un CRM capable de centraliser ses processus et fiabiliser ses données. En 2016, elle déploie Eudonet CRM, avec un objectif clair : sortir de la gestion fragmentée pour retrouver une vision globale et exploitable de ses activités.

Concrètement, cette centralisation répond point par point aux blocages rencontrés avec Excel :

• Adhésions et renouvellements : fini les suivis manuels et les relances approximatives dans des fichiers dispersés. Les processus sont structurés, automatisés et suivis dans le temps.
• Événements et congrès : les inscriptions sont centralisées dans un seul outil, sans doubles saisies ni ressaisies entre fichiers. Les équipes gagnent en fiabilité et en efficacité.
• Communications ciblées : là où Excel limitait fortement la segmentation, le CRM permet d’envoyer des courriels personnalisés selon les profils, les intérêts ou les historiques des membres.
• Suivi des interactions : chaque contact dispose désormais d’un historique unique et consolidé, indispensable pour piloter la relation dans la durée.

Un cas d’usage illustre particulièrement bien ce changement : le Carrefour de l’Emploi. Pour connecter recruteurs et professionnels en recherche, l’AEQ s’appuie sur des envois de courriels ciblés. Sans outil centralisé, cette mise en relation serait difficilement pilotable à grande échelle. Avec le CRM, l’association peut segmenter précisément ses audiences et diffuser les bonnes opportunités aux bonnes personnes, au bon moment.

Au-delà de l’outil, l’accompagnement a aussi joué un rôle clé dans la réussite du projet :

Aujourd’hui, l’AEQ dispose d’un système centralisé qui remplace efficacement Excel, structure ses opérations et soutient son développement, sans alourdir le quotidien de ses équipes bénévoles.

Écoutez Lise Lefebvre partager son expérience en détail

Lise Lefebvre, Trésorière et Responsable CRM bénévole de l’AEQ, revient en détail sur le choix d’Eudonet, le déploiement de la solution et les bénéfices concrets au quotidien pour une équipe majoritairement composée de bénévoles. Un retour d’expérience terrain pour comprendre, au-delà des fonctionnalités, ce que change réellement le passage d’Excel à un CRM.

Ce que vous allez apprendre en écoutant :

• Comment l’AEQ est passée d’Excel à un outil centralisé sans complexifier le travail des bénévoles.
• Les étapes clés du déploiement d’un CRM dans une association professionnelle.
• Les gains rapides obtenus sur la gestion des adhésions et des événements.
• Comment structurer des communications ciblées à partir de données fiables.
• Le rôle de l’accompagnement dans la réussite du projet.

Votre association est encore sur Excel ? Voici par où commencer

Si l’AEQ a réussi à centraliser plus de 6 000 contacts, 15 activités annuelles et un congrès dans un seul outil, votre association peut faire de même, quelle que soit sa taille ou ses ressources. Le vrai enjeu n’est pas la complexité de votre organisation, mais votre capacité à structurer vos données et vos processus pour gagner en efficacité, en visibilité et en impact. D’autres associations professionnelles ont d’ailleurs franchi le pas avec Eudonet : l’OEAQ, pour bénéficier d’une meilleure gestion des membres de son OBNL, mais aussi l’OTPQ, pour s’assurer une fiabilité des données sans faille.

Passer d’Excel à un CRM, c’est avant tout reprendre le contrôle sur votre gestion membres, simplifier le quotidien de vos équipes (bénévoles ou salariées) et poser des bases solides pour développer votre association. Découvrez notre solution CRM pour associations professionnelles ou planifiez une démo adaptée à votre organisation !