Fondation de l’Hôtel-Dieu d’Alma : migrer son CRM sans stress pour gagner en autonomie

Pourquoi changer maintenant de CRM à la Fondation HDA ?

Seul à bord pour faire rouler la collecte et la relation donateurs, chaque blocage technique coûtait cher en temps et en impact. Des demandes au support restaient parfois sans réponse pendant des semaines, créant une fatigue opérationnelle qui ralentissait la mission et mettait de la pression sur les suivis quotidiens.

Avec le temps, les limites de l’ancien système sont devenues trop coûteuses, au point de freiner la capacité d’exécuter les campagnes et de maintenir la qualité des données. Certaines demandes au support restaient en suspens si longtemps que les activités de collecte en souffraient directement. C’est cette fatigue opérationnelle, combinée à une opportunité inattendue, qui a ouvert la porte à un vrai changement. Intrigué par le retour d’expérience du Collège d’Alma, Jean est allé voir l’outil en action ; le courant a passé tout de suite. L’idée n’était pas seulement de “changer de logiciel”, mais de reprendre la main : avoir un CRM que l’on peut nourrir, configurer et exploiter au rythme de la Fondation, sans frein ni dépendance inutile.

Intriguée par de meilleures pratiques et par l’idée d’un CRM plus maniable, la Fondation a voulu reprendre la main : consolider l’information éparpillée, réduire les tâches répétitives et remettre la gouvernance des données entre les mains de l’équipe. L’objectif n’était pas seulement de changer d’outil, mais de sortir du mode “réactif” et d’installer une base solide pour les prochaines années.

Autonomie, données propres et reddition rapide au CA

La Fondation voulait d’abord regagner de l’autonomie. L’objectif n’était pas de multiplier les fonctionnalités, mais de se doter d’un environnement stable où l’on peut résoudre les petits pépins sans attendre des semaines. La fiabilité de la donnée était aussi centrale : adresses postales incomplètes, préfixes téléphoniques incohérents, doublons hérités d’anciennes bases. Cela crée de nombreuses sources d’erreurs qui nuisent à la segmentation, aux reçus fiscaux et aux campagnes.

Il fallait également simplifier la reddition de comptes : produire des rapports clairs pour le conseil d’administration sans exporter, bricoler ni perdre du temps. Et, en période de pointe (notamment en campagne téléphonique), absorber un volume soudain d’appels, de dons et de mises à jour sans casser le rythme. Bref, passer d’un mode réactif, où l’on éteint des feux, à un mode proactif, où chaque processus est fluide, mesurable et améliorable.

Les équipes d’Eudonet prennent le temps d’expliquer en détail, non pas seulement l’utilisation du CRM, mais également les conséquences d’une mauvaise utilisation.

Jean Lamoureux,

Directeur général Fondation de l’Hôtel-Dieu d’Alma

Des heures récupérées et une gouvernance mieux outillée

Multipliées par 7 000 à 8 000 entrées par an, ces secondes gagnées deviennent des heures rendues à la mission, une marge de manœuvre précieuse pour une petite équipe. Les tableaux de bord personnalisés servent désormais aux rapports au CA, sans extraction Excel ni ajustements manuels ; les informations clés (volumes de dons, statuts d’émission des reçus, progression des campagnes) sont visibles en temps réel, ce qui facilite les arbitrages et rassure la gouvernance.

Après 8 heures d’opération avec Eudonet, j’étais déjà plus efficace qu’après 8 ans avec mon ancien CRM. Même si les solutions CRM avec lesquelles je travaillais n’étaient pas idéales en termes d’efficacité, je m’en accommodais quand même bien. Mais aujourd’hui, ce que j’apprécie beaucoup chez Eudonet, c’est de pouvoir constamment avoir le bon concours et le bon secours d’une personne avec qui on peut échanger.

Jean Lamoureux,

Directeur général, Fondation de l’Hôtel-Dieu d’Alma

L’impact se voit aussi dans la qualité des données et la réduction des irritants : adresses mieux structurées, numéros normalisés et gestion des doublons améliorée. L’équipe passe moins de temps à corriger, plus de temps à animer la communauté et à bâtir des campagnes pertinentes. En bout de ligne, la Fondation gagne en constance : chaque activité est plus prévisible, mieux suivie et moins dépendante d’une expertise externe pour avancer. Autrement dit, la technologie n’est plus un obstacle, mais un soutien.

Prêts à migrer votre CRM sans stress et à gagner en autonomie ?

Deux conseils issus du terrain : d’abord, clarifiez vos objectifs avant de comparer des outils. Qu’est‑ce qui ne fonctionne plus aujourd’hui ? Qu’espérez‑vous améliorer demain ? Trop d’organismes changent sous la pression de l’insatisfaction, sans définir leurs critères de succès; prenez le temps d’énoncer les résultats attendus. Ensuite, désignez une personne de référence à l’interne pour porter la démarche, centraliser les questions et garder le cap. Cette gouvernance légère fait toute la différence au moment des choix et des arbitrages.

Son témoignage est une invitation : migrer sa base ne devrait plus être un frein, mais une occasion d’optimiser la mission. En misant sur un accompagnement humain, une migration cadrée et des intégrations utiles, vous pouvez reprendre le contrôle rapidement et sécuriser vos opérations.

Prenez rendez‑vous avec un expert Eudonet pour discuter de vos besoins, de vos freins et de vos objectifs, et baliser une trajectoire de migration qui respecte votre réalité d’équipe.