L’Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ) : optimiser la gestion et le suivi des membres

Moderniser la relation membres au sein d’un ordre professionnel

L’Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ), fondé en 1969, regroupe près de 1 000 membres agréés et a pour mission de protéger le public en assurant la qualité et la rigueur des actes professionnels de ses membres. Dans le cadre de son plan stratégique 2020-2024, l’OEAQ souhaitait moderniser son fonctionnement, renforcer son encadrement professionnel et améliorer sa gouvernance.

Son système de gestion des membres, devenu obsolète et non intégré, générait des erreurs, un manque de visibilité et une charge de travail accrue pour les équipes. Dans un contexte québécois marqué par des attentes élevées en matière de services numériques et de conformité à la Loi 25, l’OEAQ voulait aussi offrir une expérience plus fluide à sa permanence et à ses membres via un tableau des membres fiable et accessible.

Des défis très concrets derrière la mission de protection du public

Dans son plan 2020-2024, l’OEAQ avait identifié les défis suivants :

• Faire rayonner et reconnaître l’Ordre auprès du public et des membres
• Attirer des candidats et retenir les membres expérimentés
• Renforcer l’encadrement et la surveillance des professionnels
• Améliorer la gouvernance et l’efficacité organisationnelle

À ces enjeux s’ajoutaient des irritants opérationnels documentés par un audit TI :

• Problèmes techniques lors des cotisations, entraînant des erreurs de mise à jour (montants et facturation)
• Manque de souplesse dans la navigation et l’accès à l’information
• Absence d’intégration avec l’Espace membre
• Absence de gestion documentaire
• Absence de communication avec les autres systèmes
• Travail éclaté dans des fichiers externes (Excel) causant obsolescence des données et double saisie

Bref, l’Ordre devait remplacer un “tableau des membres” désuet par une plateforme unique, connectée et pérenne pour soutenir ses processus d’admission, de surveillance et de communication.

Suite à l’identification de ces nombreux enjeux et à notre obligation de nous conformer au Code des professions en termes de tableau des membres, nous avons donc commencé à nous mettre en recherche d’une nouvelle solution qui réponde à ces besoins.

Geneviève Caron-Martin,

Directrice Générale de l’OEAQ

Suite à notre présence au congrès du CIQ 2019, nous avons rencontré Eudonet parmi les exposants de l’évènement et avons convenu d’un rendez-vous personnalisé. Depuis le début des travaux, l’équipe Eudonet Canada a su se rendre disponible et donner de bons conseils, que ce soit pour nous présenter le groupe Eudonet, la plateforme dédiée aux ordres ou encore répondre à nos questions. Nous avons eu plusieurs rendez-vous (démonstrations adaptées par métier et explications), nous avons travaillé ensemble à monter un dossier CRM : périmètre, méthodologie, scénario d’implantation, échéancier prévisionnel et budget.

Geneviève Caron-Martin,

Directrice Générale de l’OEAQ

Ce qui change au quotidien pour la permanence et les membres

En bref, grâce à Eudonet, l’OEAQ dispose aujourd’hui d’un outil performant pour :

• Centraliser ses données et fiabiliser le tableau des membres
• Simplifier les processus (admission, cotisations, encadrement)
• Renforcer sa gouvernance et le suivi réglementaire
• Améliorer la qualité du service offert à ses membres et au public

La permanence bénéficie d’une vue 360 des dossiers, réduisant les reprises de saisie et les risques d’erreurs. Les membres accèdent plus facilement à leurs informations via l’Espace membre intégré, ce qui fluidifie les démarches récurrentes (cotisation, formation continue, attestations). Les instances disposent d’indicateurs consolidés pour piloter l’encadrement professionnel et la planification des inspections.

Après plusieurs appels, nous avons vite validé la grande satisfaction de leurs clients et donc avons choisi de sélectionner Eudonet. Notre chef de projet a su nous accompagner dans cette transition, nous sommes aujourd’hui ravis de notre choix et recommandons l’équipe Eudonet et sa solution.

Geneviève Caron-Martin,

Directrice Générale de l’OEAQ

Passez de la dispersion à l’impact mesurable

Vous êtes un ordre professionnel, une association sectorielle ou un OBNL réglementé au Québec et vous vous reconnaissez dans ces enjeux ? Parlons le même langage. L’objectif n’est pas seulement de “changer d’outil”, mais d’outiller vos équipes pour mieux protéger le public et mieux servir vos membres.

Concrètement, en trois mois, vous pouvez sécuriser un premier gain tangible grâce à une implantation par étapes qui cible un flux prioritaire (cotisation, admission ou inspection) et un nettoyage des données critiques. Cette approche itérative réduit les risques, facilite l’adhésion des équipes et met rapidement des résultats entre les mains de votre direction et de votre CA.

• Signaux d’alerte qui montrent qu’il est temps d’agir
  • Cotisations avec incidents récurrents (erreurs de montants/facturation)
  • Double saisie entre Excel, portail et courriels
  • Difficulté à prouver la conformité (Code des professions, Loi 25)
  • Aucune vue consolidée des membres, candidatures et inspections

• Ce que vous pouvez obtenir en 90 jours
  • Migration d’une base “membres” prioritaire et nettoyage des doublons
  • Portail membre connecté pour cotiser et mettre à jour son dossier
  • Automates pour admissions, rappels, reçus et attestations
  • Tableaux de bord pour direction/CA sur l’encadrement professionnel

Ensuite, élargissez le périmètre à votre rythme : intégration de la formation continue, gestion documentaire, portail membres enrichi, et indicateurs pour l’inspection professionnelle. Vous réduisez la charge administrative, diminuez les risques et améliorez l’expérience de vos membres, sans compromis sur la conformité.

Prêt à voir ce que ça donne dans votre réalité ? Demandez une démo adaptée à votre contexte : terminologie, fiscalité, exigences réglementaires et gouvernance des données.