Stage et alternance : comment automatiser vos processus de gestion avec un CRM ?

Depuis le printemps 2020, les apprentis, les stagiaires et les entreprises ont subi des bouleversements notables du fait de la pandémie de la COVID-19. Pourtant, malgré une baisse de 22 % de mars à mai 2020 due au premier confinement, le nombre de stages signés retrouve une position similaire à 2019 dès le mois de juin 2020.

Du côté de l’alternance, ce mode de formation n’a pas connu la crise l’an dernier en réalisant un bond de +40 %, soit 495 000 contrats d’alternance validés en 2020. Parmi eux, 57,5 % se rapportent à un diplôme de l’enseignement supérieur de niveau bac+2 à bac+5. Tous les types d’établissements et de formations sont concernés, c’est-à-dire aussi bien les universités que les écoles spécialisées (écoles d’ingénieurs ou écoles de commerce par exemple).

Quels sont les enjeux du secteur de l’alternance et du stage ?

S’il est incontestable que l’alternance en enseignement supérieur s’est largement développée ces 10 dernières années, le boom de cette année ne provient pas exclusivement de l’engouement des étudiants. Les aides octroyées par l’État auprès des entreprises sous forme de primes à l’embauche d’apprentis ont grandement contribué à cette situation.

Qui aujourd’hui n’a pas autour de lui un jeune à la recherche d’une entreprise pour signer son contrat d’apprentissage ? De plus en plus plébiscités par les familles, les écoles et les entreprises, les stages de fin d’études et les alternances s’avèrent, plus que jamais, essentiels dans la vie étudiante, car ils permettent de :

• Mettre en application les enseignements acquis à l’école,
• Connaître la réalité du terrain grâce à son expérience en entreprise,
• Doper son CV avec une première expérience professionnelle significative.

Pourtant, opter pour cette voie de formation professionnelle nécessite de la part du futur élève de la réflexion, une certaine préparation et de la persévérance. Maîtriser les droits et les devoirs de l’alternant, trouver sa formation, choisir son entreprise d’accueil, suivre l’avancée de sa candidature, concilier ses études et ses missions en entreprise sont autant d’enjeux cruciaux à ne pas rater si l’étudiant souhaite réussir pleinement son parcours de formation en stage ou en alternance.

Alors, pour leur permettre de concrétiser une expérience professionnelle de qualité en adéquation avec leur cursus, pourquoi ne pas vous appuyer sur un outil CRM ?

Pourquoi utiliser un CRM dédié aux écoles, universités et autres établissements d’enseignement supérieur ?

En tant que spécialiste de la formation et de l’insertion professionnelle, la mise en relation entre élèves et employeurs constitue sans aucun doute une de vos priorités. En accompagnant les étudiants dans leur recherche de job, stage ou alternance, vous contribuez à la construction de leur première expérience dans la vie active.

Pour y parvenir, vous devez vous atteler à plusieurs opérations déterminantes au cours de l’année comme : veiller à la validation des conventions de stages et contrats d’alternance, être attentif au dépôt d’offres sur les jobboards, collecter les évaluations, mettre en place des campagnes de prospection et communication auprès des recruteurs, etc.

Une solution CRM « métier » permet de piloter la validation des conventions de stages ou contrats d’alternance du début de la formation jusqu’aux phases finales d’appréciations délivrées par les référents pédagogiques et les tuteurs en entreprise. Le CRM, relié à un extranet, va aussi faciliter l’accès à l’information et le suivi entre les différents intervenants.

Quels sont les bénéfices d’un CRM dédié à l’ESRI dans la gestion des stages et de l’alternance ?

Un CRM « métier » comme Eudonet ESRI (Enseignement supérieur et de la Recherche et de l’Innovation) apporte au quotidien de nombreuses fonctionnalités pour le suivi et l’automatisation de vos missions :

En amont de la formation :

Vous personnalisez les workflows de suivi des statuts des conventions et facilitez les échanges entre les différentes parties (enseignement, apprenant, entreprise).

• Marketing et communication multicanale : informez vos étudiants et prospectez des entreprises partenaires grâce à l’envoi de campagnes personnalisées et ciblées. Suivez-en l’évolution et mesurez vos résultats.
• Extranet : centralisez les données de vos divers interlocuteurs (entreprise, contact, téléphone, adresse, etc.), partagez des documents via un espace étudiant (demandes de conventions, transmissions des documents nécessaires, etc.) ou diffusez des annonces dans un Jobboard grâce à un portail web sécurisé dédié aux étudiants et aux référents pédagogiques.
• Workflow personnalisé : les notifications et alertes mails automatiques guideront chacun des intervenants à toutes les étapes du processus de validation d’une convention de stage ou d’un contrat d’alternance.
• API sécurisée : connectez votre écosystème grâce à notre API sécurisée (vos sites web, une solution de signature électronique comme DocuSign, une application mobile, etc.)

Pendant la formation :

Vous contribuez à fluidifier les interactions entre les différents acteurs du projet de formation professionnelle.

• Extranet : optimisez les relations et facilitez les échanges de données entre l’étudiant, le tuteur, l’entreprise et l’école. Partagez des documents, informez-les sur des dates planifiées par exemple et relancez-les si nécessaire avec l’envoi de notifications et alertes mails automatiques.
• Gestion des visites du tuteur et évaluations intermédiaires : effectuez un suivi régulier de l’étudiant, la saisie de ses notations et le téléchargement de son rapport.

Après la formation :

Vous suivez le bon déroulement des évaluations de vos élèves, analysez les points forts de votre activité et veillez à conserver le contact sur le long terme avec vos interlocuteurs.

• Organisation des évaluations de stage et alternance : gérez la personnalisation de vos grilles d’appréciation et le contrôle de leur complétion dans les délais impartis. Contrôlez également la saisie des notations qui permettront de valider les crédits et les diplômes des étudiants.
• Reporting de l’activité rapide et facile, en temps réel : mesurez vos résultats à l’aide de tableaux de bord personnalisables selon vos indicateurs clés.
• Enquêtes de satisfaction : envoyez des sondages auprès des jeunes diplômés devenus des ambassadeurs de l’école et auprès des entreprises partenaires pour les fidéliser.

Renforcez vos partenariats et optimisez vos ressources grâce à une gestion agile des entreprises

Dans un contexte marqué par des réformes successives, la transformation numérique et des attentes croissantes de la part des entreprises partenaires, les établissements d’enseignement supérieur doivent se réinventer.

• Digitalisez et centralisez vos relations entreprises pour plus de performance
• Fidélisez vos partenaires en optimisant la communication
• Identifiez de nouvelles opportunités de partenariats et de financement

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Les avantages de la plateforme CRM Eudonet pour le secteur ESRI

En automatisant les étapes administratives du suivi des stages ou contrats d’alternance, des candidatures, de la taxe d’apprentissage, vous allez en retour dégager du temps que vous pourrez consacrer à :

• Consolider les relations avec les entreprises partenaires de votre établissement d’enseignement supérieur,
• Développer la prospection pour trouver de nouvelles entreprises partenaires,
• Centraliser et partager l’historique relationnel avec vos équipes,
• Gagner en disponibilité pour développer et améliorer les partenariats,
• Augmenter la satisfaction de vos étudiants en leur proposant plus de choix de stages ou d’alternance,
• Établir un meilleur suivi des étudiants (futurs alumni) et des entreprises,
• Aider à la prise de décision et à la stratégie grâce au reporting de l’activité à l’origine d’une meilleure insertion professionnelle.

Grâce à la mise en place d’une véritable collaboration tripartite « alternant, entreprise, école », le CRM Eudonet ESRI va vous aider dans le développement de nouveaux partenariats d’entreprises et dans le renforcement de l’attractivité de votre école auprès des étudiants.