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Livre blanc

Optimisez votre activité de médiation avec un CRM dédié : De la gestion des dossiers au rapport annuel

Face aux défis de consolidation des données et de production de rapports d’activité pour le Ministère de la Justice et la CAF, découvrez comment les organismes de médiation transforment leur organisation grâce à une solution CRM adaptée à leurs enjeux métiers spécifiques. Grâce à ce Livre Blanc, vous saurez :

  • Automatiser vos rapports annuels
  • Identifier les indicateurs clés de performance
  • Maîtriser les fonctionnalités métier indispensables
Christophe Guilbert
Christophe Guilbert Mis à jour le 02 octobre 2025
Optimisez votre activité de médiation avec un CRM dédié : De la gestion des dossiers au rapport annuel
Découvrez le rapport de La Médi'Action et les bénéfices concrets d'un CRM dédié à la médiation familiale.

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Maîtrisez la production automatisée de rapports

Apprenez comment générer des rapports d'activité fiables avec des indicateurs personnalisés et des tableaux de bord mis à jour en temps réel.

Optimisez la gestion quotidienne des dossiers

Découvrez les fonctionnalités qui facilitent le suivi pour un accompagnement plus efficace des familles.

Assurer la conformité RGPD et la confidentialité

Apprenez à respecter les obligations de confidentialité : les consentements, l'anonymisation des dossiers et la gestion sécurisée des données sensibles.

Comment moderniser la gestion des organismes de médiation face aux contraintes réglementaires ?

Les organismes de médiation familiale font face à un défi majeur : produire des rapports d'activité précis et détaillés pour les organismes publics tout en gérant efficacement leurs dossiers au quotidien. Le recours aux fichiers Excel génère des risques d'erreur et mobilise un temps considérable, au détriment de l'accompagnement des familles.

1

Automatiser le suivi des indicateurs clés de performance

La consolidation manuelle des données pour les rapports du Ministère de la Justice et de la CAF représente une charge administrative importante. Il s'agit de mettre en place des tableaux de bord automatisés qui centralisent les métriques essentielles : nombre de dossiers suivis et clôturés, temps moyen par dossier, origines des demandes, pour la médiation familiale comme pour l'espace rencontre.

2

Optimiser les processus métier au quotidien

L'efficacité opérationnelle passe par l'automatisation des tâches récurrentes : édition des factures et attestations, rappels SMS des séances, envoi de courriels personnalisés et gestion des plannings par médiateur. Cette optimisation permet de réduire les annulations et de libérer du temps pour l'accompagnement des familles.

3

Garantir la confidentialité et la conformité RGPD

Le traitement de données sensibles impose des mesures techniques et organisationnelles strictes. Il faut pouvoir gérer les droits d'accès par médiateur, les consentements des participants, l'anonymisation automatique des dossiers et assurer des sauvegardes sécurisées, tout en maintenant la traçabilité des traitements.

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Questions Fréquentes

Quels sont les indicateurs clés à suivre pour un organisme de médiation ?

Les KPI essentiels incluent pour la médiation familiale : nombre de dossiers suivis/clôturés, temps moyen par dossier, origines des demandes, motifs d'annulation, montants collectés. Pour l'espace rencontre : nombre de dossiers, fréquence des visites, issues des dossiers, motifs d'interruption. Ces indicateurs alimentent automatiquement les rapports pour les organismes publics.

Comment un CRM peut-il réduire les annulations de séances ?

Le CRM automatise les rappels par SMS programmés 24 ou 48h avant la séance, améliore la gestion des plannings avec un agenda partagé et permet un suivi personnalisé des participants. Cette approche proactive réduit significativement le taux d'annulation et optimise l'organisation des équipes.

Comment assurer la confidentialité des dossiers de médiation avec un CRM ?

Le CRM propose des options de confidentialité qui limitent l'accès aux dossiers selon les profils : seul le médiateur en charge et le responsable de service peuvent consulter un dossier. S'ajoutent la gestion des consentements, l'anonymisation automatique après 3 ans et des sauvegardes sécurisées avec journal des traitements.

Quels gains de temps peut-on espérer avec un CRM dédié à la médiation ?

L'automatisation des rapports (qui prenait plusieurs jours) se fait désormais en quelques clics. L'édition groupée des factures, les rappels automatiques, les questionnaires pré-remplis pour la CAF et le Ministère, et la centralisation des informations participant permettent de libérer un temps considérable pour l'accompagnement des familles.

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