Le Département du Rhône optimise sa gestion du protocole et de la communication grâce à Eudonet

Un département en mutation, au service des territoires ruraux et périurbains

Le Département du Rhône se distingue depuis 2015, suite à la séparation avec la Métropole de Lyon. Il couvre désormais un territoire essentiellement rural et périurbain, et accompagne ses habitants à travers 8 pôles de compétences : solidarité, éducation, territoire, mobilité, culture, sport et tourisme.

La diversité de ses missions nécessite une organisation fluide et des outils adaptés. Or, les anciennes solutions, fragmentées et obsolètes, rendaient difficile la gestion des sollicitations aux élus, des représentations du Président ou encore des campagnes de communication.

Le choix d’un CRM unique s’est imposé pour :

• Centraliser toutes les données du Cabinet, Représentations, Protocole et Presse (CRPP),
• Mutualiser l’information entre services,
• Simplifier et automatiser la gestion des invitations et événements,
• Garantir la conformité avec le RGPD.

Moderniser la gestion protocolaire et la communication institutionnelle

Le Département du Rhône faisait face à une multiplicité d’outils hétérogènes : fichiers Excel, saisies manuelles et solutions obsolètes qui ne communiquaient pas entre elles. Ces méthodes entraînaient des pertes de temps, des doublons et une qualité de données insuffisante.

Le Département devait donc répondre à plusieurs défis :

• Remplacer des solutions dispersées et non connectées entre elles.
• Disposer d’une base de données fiable et qualifiée pour segmenter et cibler les communications.
• Optimiser la gestion protocolaire : invitations, listes d’invités, suivis de RSVP.
• Professionnaliser les campagnes de communication, en particulier lors de situations sensibles comme les crises.
• Gagner en efficacité en réduisant les tâches chronophages.

Le choix d’Eudonet s’est imposé comme une réponse pour moderniser les pratiques, centraliser les informations et offrir aux équipes un outil collaboratif unique.

Solution

Eudonet : une plateforme unique pour professionnaliser la gestion du protocole et de la communication

Pourquoi Eudonet était la solution parfaite pour répondre aux enjeux :

• Interopérabilité et centralisation : toutes les données du Cabinet, du protocole, des sollicitations des élus et des relations presse sont désormais regroupées dans un seul outil.
• Automatisation des processus : les invitations protocolaires, la gestion des listes d’invités, le suivi des réponses (RSVP) et les relances s’effectuent en quelques clics, éliminant des tâches auparavant très chronophages.
• Segmentation et qualité des données : une base de contacts fiable et structurée permet un ciblage précis et des campagnes de communication plus efficaces.
• Multicanal : le Département utilise à la fois les e-mails et les SMS pour toucher ses publics, notamment en situation de crise où la réactivité est essentielle.

Une gouvernance claire et un accompagnement humain

Le projet a été mené en binôme entre le Cabinet et le service informatique, garantissant un pilotage équilibré entre vision métier et expertise technique.
 Les équipes d’Eudonet ont accompagné le Département tout au long de la mise en place, depuis la configuration de la plateforme jusqu’à la formation des utilisateurs, facilitant ainsi l’appropriation.

Le projet a été mené efficacement, en binôme avec le service informatique. De plus, les équipes Eudonet nous ont accompagnés du début jusqu’à la fin. Cette plateforme me facilite tellement la vie que je ne peux plus m’en passer.

Nadine Bugnet

Assistante de Direction – Cabinet du Président

Un processus de modernisation progressive

Plutôt que de bouleverser les pratiques du jour au lendemain, l’intégration d’Eudonet s’est faite par étapes :

• Migration et fiabilisation des données,
• Mise en place des fonctionnalités de gestion protocolaire,
• Ajout progressif des canaux de communication (dont les SMS),
• Formation et adoption par les équipes.

Cette approche pragmatique a permis d’assurer une transition fluide, sans rupture d’activité, tout en maximisant la valeur ajoutée dès les premiers mois d’utilisation.

Une organisation modernisée au service de l’efficacité et de la réactivité

La mise en place du CRM a transformé la gestion du protocole et des sollicitations du Département du Rhône. Les équipes bénéficient aujourd’hui d’une meilleure visibilité, d’une base de données fiable et d’outils adaptés à leurs besoins.

Des bénéfices concrets et mesurables :

• +1 ETP économisé grâce à l’automatisation.
• Gains de temps significatifs dans la préparation et le suivi des invitations.
• Fluidité accrue entre les différents services, avec une base mutualisée.

Une couverture fonctionnelle large

• Gestion du protocole : invitations, listes d’invités, suivi des présences.
• Suivi des représentations du Président : plus de 2 800 gérées par an.
• Communication institutionnelle : e-mails et SMS ciblés pour informer rapidement et efficacement.

Des usages concrets au service des élus et des citoyens

• Invitations protocolaires générées en quelques clics, avec un ton et un ciblage adaptés.
• Récolte et suivi des réponses automatisés (RSVP).
• Communication de crise renforcée grâce à l’envoi de SMS ciblés.

Une évolution vers la communication multicanale

En intégrant progressivement de nouveaux canaux (e-mails, SMS), le Département renforce sa capacité à toucher ses publics avec réactivité et pertinence, y compris dans des contextes sensibles.

Une équipe projet impliquée

Le succès du projet repose sur une gouvernance claire : le binôme Cabinet – service informatique, accompagné par les équipes Eudonet, a permis une conduite du changement efficace et une appropriation rapide par les utilisateurs.

Une adoption facilitée malgré le changement d’outils

Les utilisateurs ont rapidement adopté la plateforme grâce à sa simplicité et à l’accompagnement fourni. Les anciens allers-retours entre Outlook et Excel ont disparu, laissant place à une solution moderne, intuitive et interopérable.

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4 bonnes pratiques issues de l’expérience du Département du Rhône :

1. Associer les services métiers et IT dès le lancement pour garantir un pilotage efficace.
2. Centraliser la donnée pour fiabiliser les campagnes et éviter les doublons.
3. Automatiser les processus chronophages pour redonner du temps aux équipes.
4. Élargir progressivement les canaux de communication (SMS, e-mails) pour gagner en réactivité.

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