Hoe segmenteer je jouw contactenbestand?

Het hele jaar door, maar vooral tijdens de terugkeer naar het werk, moeten jouw communicatiecampagnes perfect zijn afgestemd op de contacten die je wilt bereiken. Jouw database, jouw grootste troef, moet goed gesegmenteerd zijn om de verzending van jouw berichten te optimaliseren en om de juiste mensen te bereiken

Waarom jouw contactenbestand segmenteren?

Het segmenteren van jouw database bestaat in het homogeniseren van jouw contacten of soorten contacten volgens interne criteria, die min of meer complex kunnen zijn. Dit wordt gedaan om specifieke berichten te sturen die van belang kunnen zijn voor een van deze contactgroepen.

Segmenteren om de communicatiestrategie van jouw organisatie te bepalen

Door jouw contacten te groeperen volgens criteria kun je de structuur van jouw informatie optimaliseren. Zo kun je de dynamiek benadrukken: door jouw contacten te segmenteren op basis van hun leeftijd, geslacht, contactbron (sociale netwerken, website, winkel, enz.), opening van de nieuwsbrief of elk ander criterium dat relevant is voor jouw organisatie, kun je belangrijke trends vaststellen.

Het segmenteren van jouw contactpersonen is van groot strategisch belang en speelt een sleutelrol in jouw besluitvormingsproces: het vormt de basis van jouw communicatieplan. Op deze basis ontwikkel je specifieke campagnestrategieën voor elk segment. Zo kun je de hoogtepunten en jaarlijkse campagnes bepalen die die je voor je doelpubliek wilt inzetten: digitale campagnes, evenementen, nieuwsbrieven, enz.

Segmentatie is een essentiële stap om een doeltreffende targeting te waarborgen, wat een sleutelfactor is voor het succes van jouw campagnes.

Segmenteren om de relatie met jouw contacten te personaliseren

Nu de grote lijnen van jouw communicatieplan zijn uitgezet, is het tijd om de operationele kant te bekijken en elke campagne in detail te plannen. Om ervoor te zorgen dat elk contact uniek aanvoelt, dienen jouw interacties aan te sluiten bij de geschiedenis van jouw relatie. Door te segmenteren zorg je ervoor dat je met al jouw contacten op de juiste manier communiceert. Wat is er mooier dan een nieuwe mededeling die dieper ingaat op een onderwerp dat in een vorig bericht de belangstelling van jouw lezer heeft gewekt?

Segmenteren om campagnes gemakkelijker te automatiseren

Segmenteren om jouw conversiestrategie te analyseren en aan te passen

Door te segmenteren krijg je een goed beeld bij het analyseren van jouw resultaten zodra jouw campagnes zijn afgerond.

Welke categorieën zijn actiever op ad hoc basis en na verloop van tijd? Welk type contacten zorgt voor de grootste betrokkenheid? Wat is de beste periode om ze iets te vragen? Met trackinglinks kun je de belangrijkste trends die de belangstelling van jouw contacten wekken onder de aandacht brengen.

Naast het begeleiden van jouw communicatiestrategieën helpt segmenteren je bij jouw algehele strategie dankzij een “360°”-macrovisie en, bij een meer verfijnde strategie, dankzij een microvisie. Je kunt dan de reacties van jouw publiek analyseren om zowel jouw zwakke als jouw sterke punten te bepalen. Zo beschikt u over alle gegevens die u nodig hebt voor prognoses op de korte en de middellange termijn en kun je jouw strategie aanpassen om deze efficiënter te maken.

Hoe segmenteer je jouw contactenbestand goed?

Wat zijn de beste praktijken voor het segmenteren van jouw contacten, zoals de keuze van instrumenten en indicatoren, het bijwerken van jouw database en het gebruik van scores en filters?

De juiste tool kiezen om jouw contactenbestand te segmenteren

Zeg “Vaarwel” tegen die eindeloze Excel-spreadsheets! Veel te archaïsch voor een contactmanagementstrategie! Het aanbevolen instrument om jouw informatie te centraliseren en jouw aanvragen te optimaliseren is een CRM-oplossing. Zo kun je jouw contacten gemakkelijk segmenteren en scores toekennen om jouw contacten gerichter te benaderen in jouw e-mailcampagnes. Meestal wordt in de basisfuncties van jouw CRM een e-mailing-editor aangeboden. Je kunt dan met jouw segmenten communiceren zonder de tool te hoeven verlaten, maar ook al deze gegevens verwerken in overeenstemming met de AVG.

Regelmatig jouw donorenbestand bijwerken

We kunnen het niet genoeg zeggen: het belangrijkste bij segmentatie is het verzamelen en centraliseren van informatie in één instrument. Door de gegevens te centraliseren kun je ze met elkaar vergelijken volgens de criteria van jouw keuze, afhankelijk van jouw huidige behoeften.

Deze gegevens zijn evenwel pas echt waardevol als ze regelmatig worden bijgewerkt. Op die manier vermijd je een retourzendingen of meerdere verzoeken aan hetzelfde contact.

De juiste criteria gebruiken om te filteren en te scoren

Welke segmentatiecriteria moet je gebruiken voor jouw contacten? Het lijkt een eenvoudige vraag, maar het antwoord is niet zo eenvoudig. Want in werkelijkheid hangt de segmentatie van jouw contactenbestand af van jouw activiteitensector, jouw diensten en producten, maar ook van jouw doelstellingen. Het hangt ook af van jouw interne processen en strategie. Een NGO die de opleiding van jonge vrouwen in Afrika bevordert, zal niet op dezelfde manier segmenteren als een beroepsfederatie van metaalarbeiders.

Is de RFM-score (recency, frequency, monetary value) een van de bekendste segmentaties , dan is de acceptatiescore een even relevant alternatief: deze is niet langer gebaseerd op de laatste transacties, maar op de interesses van jouw contacten.

Voor jouw segmentaties kunnen ook de volgende criteria (niet-limitatieve lijst) – alleen of in combinatie met elkaar – worden gebruikt om andere gepersonaliseerde scores ten aanzien van jouw contacten te verkrijgen en om die met het meeste potentieel te bepalen

• Structuur: particulieren, bedrijven, verenigingen…
• Soort transactie: aankoop, huur, schenking, enz.
• Type contact: grote klant, occasionele koper …
• Geografisch gebied
• Sociaal-professionele categorie
• Leeftijd / Generatie
• RFM
• Type betaling: cheque, automatische incasso, online creditcard, enz.
• Openen van e-mails / klikken op links
• Alle andere gegevens die worden verzameld, bijvoorbeeld tijdens een enquête.

Jouw segmentaties moet je in staat stellen te bepalen wanneer en hoe je jouw contacten aanspreekt. Maak het gemakkelijker om jouw acties en campagnes op te zetten door jouw segmenten te homogeniseren om het aantal ervan te beperken. Bij de segmentatie moeten de gewenste criteria het mogelijk maken om voldoende grote groepen te verkrijgen zodat er geen dubbele communicatie vereist is. Te veel segmenten kunnen dus contraproductief werken

Nu je jouw groeperingscriteria hebt geselecteerd, kun je jouw segmenten aanmaken om jouw e-mailcampagnes te starten. Deze segmenten kunnen veranderen naar gelang van de resultaten en analyses die je ervan maakt om ze aan te passen aan de realiteit van jouw vakgebied. En ze zullen na verloop van tijd zeker veranderen en als zodanig jouw bedrijf en jouw bedrijfsdoelstellingen weerspiegelen

Gemakkelijke segmentatie met Eudonet CRM

Dankzij de geavanceerde filters kun je met Eudonet CRM gemakkelijk zoeken naar segmenten en contacten in jouw database. Met zijn krachtige e-mail editor kun je campagnes creëren die jouw imago weerspiegelen en de impact ervan analyseren. Eudonet CRM is “RGPD Ready” en stelt je in staat om jouw gegevens te verwerken in overeenstemming met de huidige Europese wetgeving.