Waar moet je op letten bij het kiezen van een CRM-systeem voor jouw organisatie?

Kies het juiste CRM-systeem voor jouw organisatie

Loop je ook vast in de keuze voor een CRM-systeem? Vraag je je af waarom zoveel organisaties moeite hebben om de juiste oplossing te vinden, of waarom sommige projecten stranden nog voor ze goed en wel begonnen zijn?

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee. We baseren ons op jarenlange ervaring in de sector én op wat we dagelijks zien bij verenigingen, stichtingen, opleiders en culturele instellingen. Daardoor weten we waar de echte knelpunten zitten en hoe je ze kunt vermijden.

Wil je ontdekken waar je op moet letten om je CRM-project tot een succes te maken? Lees dan zeker verder.

De uitdagingen van de markt

Veel organisaties in de non-profit-, onderwijs- of cultuursector kampen met dezelfde structurele problemen:

• Data is verspreid over verschillende systemen en Excel-bestanden, wat leidt tot dubbele of ontbrekende informatie.
• Communicatie met leden, donateurs of cursisten verloopt gefragmenteerd via e-mail, social media of papieren brieven.
• Administratieve processen zijn vaak tijdrovend en weinig efficiënt.
• Er is weinig inzicht in de betrokkenheid van leden of in de effectiviteit van campagnes.

Welk impact heeft dit op jouw CRM-project?
Als je deze uitdagingen herkent, dan weet je hoe frustrerend ze zijn. Voor een CRM-selectie hebben ze echter nóg meer impact:

• Een verkeerde keuze kan de problemen vergroten in plaats van oplossen.
• Gebruikers die moeite hebben met het systeem, zullen terugvallen op oude werkwijzen.
• Te veel maatwerk maakt je afhankelijk van dure ontwikkelaars en vertraagt je processen.
• Gebrek aan integratie beperkt je inzicht en maakt rapportages onbetrouwbaar.

Als je deze problemen niet scherp hebt voordat je een CRM selecteert, loop je het risico dat jouw project strandt, nog voor de implementatie is afgerond.

Breng de behoeften van jouw organisatie in kaart

Een CRM-systeem is nooit een doel op zich. Het is een middel om de relatie met jouw leden, donateurs, cursisten of bezoekers sterker te maken. Maar om het juiste systeem te kiezen, moet je eerst precies weten wat je nodig hebt.
Of het nu branche- of beroepsverenigingen, goede doelen of opleiders betreft, de belangrijkste doelstellingen zijn het opbouwen en beheren van relaties.

Stel jezelf vragen als:

• Welke processen zijn nu tijdrovend of foutgevoelig?
• Welke gegevens hebben we écht nodig om onze stakeholders beter te begrijpen?
• Hoe belangrijk is communicatie, en via welke kanalen bereiken we onze doelgroepen?

Door dit concreet in kaart te brengen, leg je de basis voor een functionele wensenlijst. Denk bijvoorbeeld aan:

• Klantgegevens op een centrale plek opslaan zodat iedereen met dezelfde informatie werkt.
• Kennis onder de aandacht brengen en aanbod verspreiden
• Communiceren met doelgroepen
• Werkprocessen vereenvoudigen
• Stakeholders ondersteunen met kennis en informatie

Een goed CRM past zich aan jouw realiteit aan, niet andersom.

Flexibiliteit en schaalbaarheid: een must

De markt waarin je actief bent verandert snel. Verenigingen krijgen te maken met veranderende wetgeving, stichtingen met nieuwe subsidieregels, en opleiders met digitalisering van het onderwijs. Een CRM dat vandaag voldoet, moet ook over vijf jaar relevant zijn.

Het geheim van een goed CRM-systeem is dat dit flexibel en schaalbaar is, zodat het meegroeit met de trends en ontwikkelingen in de markt en uiteraard met jouw organisatie.

Leg daarom een lijst van functionele eisen en wensen vast die huidige, maar zeker ook toekomstige activiteiten ondersteunt. Deze lijst gebruik je dan als leidraad om te bepalen welk CRM-systeem het beste aan jouw eisen voldoet. Dit biedt de softwareleverancier ook inzicht in jouw verwachtingen en aan te geven wat wel en niet mogelijk is.

Door een systeem te kiezen dat meebeweegt met jouw ambities, voorkom je dat je na een paar jaar opnieuw een duur selectietraject moet doorlopen.

De juiste prijs-kwaliteitsverhouding

Het budget speelt altijd een rol. Maar let op: de goedkoopste oplossing is zelden de beste. Hier zijn de drie belangrijkste categorieën die je kunt overwegen:

1. Algemene CRM-systemen
Indien de wensen en eisen vooral generiek zijn, dan kan de keuze voor een algemeen CRM-systeem een logische zijn. Houd er echter rekening mee, dat een dergelijk CRM-systeem niet voldoet indien je branche specifieke wensen en eisen hebt. De grenzen van de functionele mogelijkheden zullen snel bereikt zijn en het risico op maatwerk is aanzienlijk. Naast de bijbehorende extra ontwikkelkosten, heb je dan ook te maken met extra onderhoudskosten, plus mogelijke extra migratiekosten naar nieuwe versies.

2. Open-Source CRM-systemen
Open-source systemen zijn vaak gratis, maar daar gaan de kosten vooral naar de dienstverlening en beheer van de oplossingen. Tevens is de branche specifieke functionaliteit niet altijd aanwezig.

3. Branche specifieke CRM-systemen
Indien je kiest voor een branche specifieke oplossing, dan kies je voor een CRM-systeem met standaard functionaliteit specifiek voor jouw branche.

De uitdaging is dus niet om de goedkoopste oplossing te vinden, maar om de beste balans te maken tussen kosten, functionaliteit en toekomstbestendigheid.hebt gemaakt, hoe implementeer je dan het nieuwe systeem? Dan bespreken we in een andere blog. 

Vergeet de gebruikers niet

Een CRM-project valt of staat met de mate waarin medewerkers het systeem ook écht gebruiken. Een krachtige tool is nutteloos als je team het te ingewikkeld vindt of als er onvoldoende training is.

Let daarom bij je selectie op:

• In welke mate kunnen gebruikers zelfstandig zich het systeem eigen maken?
• Met welke systemen zijn integraties standaard al beschikbaar?
• In welke mate zorgt het systeem voor meer inzicht in leden, donateurs of cursisten?

Een systeem dat intuïtief werkt en waarbij de leverancier investeert in adoptie, verhoogt de kans op succes aanzienlijk.

Van selectie naar succes

Een CRM kiezen is dus geen kwestie van het aanvinken van een lijstje functies. Het gaat om een diep begrip van jouw sector, jouw processen en de ambities van jouw organisatie.

Zoals eerder aangegeven, er zijn veel verschillende CRM-systemen. Het is vooral van belang te bepalen of het systeem in de standaard ondersteuning biedt voor branche specifieke processen.
Door de problemen scherp te definiëren, je behoeften in kaart te brengen en te kijken naar de prijs-kwaliteitsverhouding, leg je de basis voor een succesvolle keuze.

Als je uiteindelijk een keuze hebt gemaakt, hoe implementeer je dan het nieuwe systeem? Dat bespreken we in dit article.