Par Denis Bourmault 
Pendant la crise sanitaire, les associations professionnelles ont résolument continué leur activité malgré l’incertitude de l’évolution de leur secteur. L’heure est donc au bilan quant aux différents leviers utiles au recrutement de nouveaux membres.
Sans doute, vous êtes vous déjà appuyés sur des outils numériques et notamment un logiciel CRM. Ce système a fait ses preuves durant les périodes de confinement. Et tout bien considéré, il révèle ses bénéfices bien au-delà d’une période 100% distancielle. Voici les 5 atouts d’un CRM pour votre stratégie d’acquisition.
1. Consolidez la base de contacts de votre association professionnelle
Comme toute association professionnelle, vous êtes amenés à interagir avec divers interlocuteurs (membres, membres potentiels, partenaires, journalistes, représentants, etc.) Utiliser un CRM va vous permettre de les centraliser dans un seul et unique emplacement : votre base de contacts. Chacun d’entre eux pourra être consulté en mode liste ou en mode fiche pour une vue globale sur ses informations (nom, adresse, profession, cotisations, etc.).
En plus de leur centralisation, il faut veiller à la fiabilité de vos données. Et à ce titre, le CRM devient votre meilleur ami. Il va automatiquement mettre à jour vos informations, les nettoyer et les dédoublonner. Vous avez reçu d’un partenaire des fichiers externes de type CSV ou Excel ? Dans ce cas, il vous sera facile d’intégrer les données utiles en quelques clics dans votre CRM grâce à un mapping d’import. Mais surtout, il va vérifier automatiquement la qualité de ces nouvelles données à l’aide de fonctionnalités dédiées comme Email Vérifié. Vous assurez ainsi l’intégrité de votre base clients dans la durée.
Finalement, vous accéderez à une connaissance fine des interactions et des caractéristiques de vos contacts à l’aide d’une vue à 360° de chacun d’eux. Vous augmenterez de cette façon votre proactivité en même temps que votre capacité à conseiller vos adhérents.
2. Créez des campagnes « multicanal » pour promouvoir votre fédération
Multiplier vos canaux de communication va sensiblement améliorer la relation avec vos membres. Grâce à votre CRM, vous allez éditer à la fois des campagnes emailing, SMS ou par publipostage. Tout CRM performant propose nativement un studio d’emailing intuitif. Par simple « drag and drop », vous allez facilement placer les différents éléments de votre template (images, CTAs, titres, colonnes, etc.). Vous créerez, de manière conviviale, un email fonctionnel et créatif.
Mieux, il sera commode pour votre association professionnelle de gérer ses événements riches en thématiques grâce à la fonction multiprogramme de votre CRM. Vous créerez à la volée une page de destination présentant une conférence plénière gratuite, un ou des ateliers variés, mais aussi un dîner payant par exemple. Vous autoriserez vos membres à s’inscrire aux programmes de leur choix, ajouter un ou plusieurs accompagnants et même effectuer leur paiement en ligne. De votre côté, vous serez capable d’automatiser l’édition de vos confirmations d’inscription ou vos badges avec QR Code.
Votre base de contacts étant « super » qualifiée, vous vous sentirez plus serein pour vous lancer dans la personnalisation de vos communications. Il suffira d’insérer des champs de fusion de type #Prénom# #Nom# dans votre texte et le tour est joué. Qui plus est, la réalisation de ciblages avancés vous aidera à regrouper vos différents publics en fonction de critères homogènes. Vous individualiserez encore davantage vos messages.
Avec son extension de marketing automation, vous allez ensuite programmer l’envoi de vos newsletters, vos campagnes d’informations sectorielles, vos campagnes SMS selon un calendrier mensuel ou annuel prédéfini.
Toutes vos campagnes de communication permettront de collecter des informations fraiches sur vos membres, de les synchroniser dans le CRM et d’enrichir constamment votre base de données.
3. Organisez et suivez la prospection de vos futurs membres
La prospection de leads est un réel enjeu dans l’enrichissement de votre base. Et l’aide d’une solution CRM est essentiel dans cette démarche. Grâce à lui, vous serez capable de structurer votre prospection pour plus d’efficacité et de suivi. Il sera facile pour un responsable d’affecter chacun des prospects à relancer dans les listes des tâches du collaborateur concerné.
Au préalable, il vous faut récupérer des leads qualifiés. La pratique la plus efficace consiste à réaliser plusieurs campagnes de communication sur votre site web, sur les réseaux sociaux ou via un partenaire. Vous allez ainsi générer des demandes entrantes et capter de nouveaux contacts. Veillez à bien centraliser toutes les remontées de leads dans votre CRM suite au remplissage des formulaires insérés dans vos messages.
Pour décupler l’efficacité de votre prospection, paramétrez des notifications par email à destination d’une personne désignée de votre association. Elle sera ainsi informée en temps réel lorsqu’un nouvel intérêt sera enregistré dans votre CRM.
Vous deviendrez de cette façon beaucoup plus réactif et capable d’entretenir dès le départ une relation privilégiée avec vos prospects. Vous pourrez également historiser les échanges entrepris avec chacun d’eux. De manière plus générale, vous profiterez d’un suivi pointu de la relation avec chaque organisme et les contacts qui y sont rattachés.
4. Simplifiez les démarches d’adhésion de votre association professionnelle
Disposer d’un CRM en mode SaaS, c’est la possibilité pour votre association professionnelle de vérifier et valider chaque demande d’adhésion selon vos propres procédures. Une fois le formulaire d’adhésion complété, la demande sera transmise et listée dans votre CRM de manière automatique et sécurisée. Vous obtiendrez ainsi une vision claire de l’avancée de vos adhésions.
Éditez votre propre formulaire d’adhésion avec les champs de votre choix. Responsive design et aux couleurs de votre association professionnelle, vous pourrez l’intégrer sur votre site web ou le partager sur vos réseaux sociaux. Votre futur membre remplira son formulaire très simplement où qu’il soit. Ses informations enrichiront automatiquement votre CRM avec une date d’entrée pour votre suivi dans le temps.
Visualisez dans votre CRM le statut de chaque demande transmise tout au long de votre cycle d’adhésion (« à traiter », « acceptée », « refusée », « en attente », « validée »). En parallèle, automatisez l’envoi de vos emailings de suivi à chaque changement de statut (réception, refus ou accord) grâce au marketing automation. Vous allez sensiblement simplifier la gestion du processus et réduire le temps de traitement des adhésions.
5. Mesurez et pilotez l’activité de votre organisation professionnelle
Il est difficile d’améliorer ses actions sans une analyse continue de ses résultats. C’est pour cette raison que vous avez besoin d’outils de pilotage comme les tableaux de bord ou les rapports d’activité. Avant toute chose, pour élaborer un tableau de bord significatif, vous devez avoir une idée très précise des métriques à montrer (KPI). Agencez ensuite votre tableau à votre convenance et personnalisez-le à partir d’un choix de widgets (graphiques, indicateurs, kanban, etc.). Déterminez les propriétés de chaque composant et exportez les données disponibles dans votre CRM à l’aide d’une série de filtres avancés. Ces filtres sont créés en aval à partir d’indicateurs clés que vous aurez croisés entre eux.
Choisissez dans votre menu si vous voulez le rendre public ou visible uniquement par un groupe d’utilisateurs. Vous obtiendrez un tableau dynamique présentant sous forme de graphiques ou de statistiques l’ensemble des indicateurs clés de votre activité. Cela peut être l’évolution du nombre de membres, le montant des fonds de cotisations, le nombre de mandats, le nombre de demandes par thèmes juridiques traitées ou, bien évidemment, le nombre de demandes d’adhésions en cours.
Votre comité réclame une présentation sur des indicateurs spécifiques aux adhésions ? Exportez un rapport automatisé au format PDF que vous pourrez leur distribuer en début de réunion. Vous marquerez des points en présentant des statistiques fiables et à un instant T, propices à prendre les bonnes décisions pour le développement et la représentativité de votre association professionnelle.
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