Door Marc Thévenin 
Leadbeheer, van lead-detectie via marketing en sales nurturing tot lead-voltooiing of afhakende leads. Het blijft voor elke organisatie een grote uitdaging. Deze visie, die tot voor kort nog sterk op het bedrijfsleven was gericht, wordt nu steeds meer gedeeld door andere soorten organisaties. Steeds meer bedrijven, maar ook verenigingen, stichtingen, openbare instanties of culturele instellingen moeten namelijk ook min of meer commerciële kansen beheren, maar vooral ook de nodige acties ondernemen om het opvolgings- en conversieproces te optimaliseren.
Waarom een leadbeheerproces?
Fondsenwerving is een kunst! Van “ouderwetse” tot de meer hedendaagse methoden, fondsenwerving vereist een delicate aanpak en knowhow. Je moet de juiste mix van communicatie en engagement vinden (niet alleen bij je donoren maar vooral ook bij jezelf) om je prospecten aan je te binden. Dankzij de digitalisering van vzw’s was het nog nooit zo eenvoudig om de meest liefdadige zielen te bereiken.
Een explosie van contacten die je bewust moet kunnen maken van je zaak, die je moet kunnen overtuigen om je te helpen bij je missies en uiteindelijk loyaal moet maken. Daarom is het voor verenigingen, stichtingen, NGO’s en culturele instellingen van wezenlijk belang zich uit te rusten met geschikte instrumenten, zoals CRM van Eudonet, en alle taken in verband met fondsenwerving en de strategie ervan te vergemakkelijken. In dit artikel kun je de bouwstenen ontdekken die de basis vormen voor een succesvolle fondsenwervingscampagne.
DICHT LEKKEN VOORDAT JE JE VOLUME VERGROOT
Vaak beseffen wij in gesprekken met prospecten of klanten dat hun belangrijkste doelstelling erin bestaat om steeds meer leads oftewel zakelijke kansen te kunnen genereren. En toch! Door met hen wat dieper in het onderwerp te duiken, door je onder te dompelen in hun dagelijks leefwereld en in hun activiteit, besef je vaak dat er naast deze strategie van volume, waarmee je statistisch gezien meer activiteit kunt creëren, een ander alternatief bestaat, namelijk door te werken aan de kwaliteit van het conversieproces. Aan de hand van een snelle interne studie in een bedrijf dat commerciële opportuniteiten beheert, konden wij vaststellen dat van de 100 verloren deals tweederde (65 % om precies te zijn) stroomopwaarts was ontdekt.
En als je kijkt naar de redenen waarom deze zakelijke kansen verloren gaan, merk je al snel dat het organisatorische problemen betreft: gebrek aan reactievermogen, slechte oriëntatie, slechte beoordeling van de gelegenheid of, erger nog, helemaal geen follow-up…
CRM-oplossingen, een katalysator voor een beter leadbeheer…en meer verkoopeffectiviteit
Tot slot, wat zijn de mogelijkheden voor verbetering om deze commerciële opportuniteiten beter te beheren en kansenderving te beperken? Wij hebben 4 grote gebieden geïdentificeerd die, wanneer ze met scherpzinnigheid en in samenhang met je interne organisatie worden benaderd, jou in staat stellen om het beheer van kansen te optimaliseren met het oog op een betere verwezenlijking ervan. Namelijk:
1 – Reageer onmiddellijk: geef zo snel mogelijk een relevant en gecoördineerd antwoord
- Convergentie van bronnen, behandeling van doublures, verband met de geschiedenis
- Systeem voor evaluatie en toewijzing van leads: status van prospects en kansen, conversiecriteria, recyclagemechanismen
- Real-time analyse, monitoring en rapportage
2 – Kwalificeer leads voor de juiste behandeling en middelen, gedoseerd naar behoefte
- Verkoop en marketing op één lijn brengen: “we hebben meer gekwalificeerde leads nodig versus leads waar niet genoeg aan wordt gewerkt”. We moeten samen definiëren wat een lead nu eigenlijk is
- Stel objectieve, eenvoudige en gedeelde criteria op voor de kwalificatie: omvang van het bedrijf, urgentie en aard van de behoefte, niveau van de contactpersoon, enzovoort
- Zorg voor een constante feedback over de kwaliteit van de leads: regelmatige items
3 – Zet een effectief systeem inzake recyclage en “rijping” van leads op
- Leads doorsturen naar marketing
- Voorzie in een lead nurturing-programma
- Identificeer de beste bronnen om de marketinginspanningen beter te richten
- Meet de ROI van verschillende bronnen: website, extranet, formulieren, mailing…
Wat al deze aspecten betreft, is de implementatie van een CRM-oplossing vanuit organisatorisch oogpunt de meest effectieve en veilige manier om een efficiënte strategie voor het beheer van zakelijke kansen te implementeren met een kwantificeerbare en meetbare ROI. Want als het proces van het opsporen en verwerken van leads geen troef maar een zwakte is, dan is dat grotendeels omdat verkoopteams een bepaalde hoeveelheid tijd besteden aan acties die ondergeschikt zijn aan hun kernactiviteiten, zoals deze nieuwe grafiek over de verdeling van de tijd van verkoopteams laat zien:
Het is duidelijk dat de totale tijd die aan de commerciële aspecten wordt besteed niet opweegt tegen administratieve taken die geen toegevoegde waarde hebben.
Dankzij de automatisering van bepaalde repetitieve taken en de optimalisering van processen, mogelijk gemaakt door de implementatie van een CRM-oplossing, kunnen verkoopteams de tijd die zij besteden aan rapportage en administratieve taken verminderen en optimaliseren, zodat zij hun inspanningen kunnen concentreren op hun kernactiviteit, namelijk prospectie, het opsporen van leads en de conversie ervan.
Uit een onderzoek van Markess International bij bedrijven die een CRM-systeem hebben geïmplementeerd, volgt dat werknemers tijd en productiviteit winnen:
In de race om de leiding draait alles om organisatie
Kortom, alvorens te proberenen meer en meer zakelijke kansen te creëren en zakelijke leads te vermenigvuldigen, is het noodzakelijk om:
De prestaties bij de conversie van commerciële kansen te bestuderen, ongeacht of zij “inkomend” of “uitgaand” zijn.
De oorzaken en organisatorische problemen te identificeren die het conversieproces vertragen en bedrijfsverliezen veroorzaken.
Wanneer deze aspecten zijn geïdentificeerd, moet het bestaande systeem worden herzien, moeten de rollen van alle betrokken medewerkers opnieuw worden gedefinieerd en moeten de processen en actietriggers worden herzien om de leadgeneratiefase te optimaliseren. En daarvoor is het ideaal om u uit te rusten met een flexibele en configureerbare CRM-oplossing, waarmee u aan efficiëntie en tijd wint en u zich kunt concentreren op de taken met een sterke toegevoegde waarde om uiteindelijk marktaandeel te winnen! Bent u er klaar voor om een nieuwe dimensie van het bedrijfsbeheer te betreden?
