La Région Occitanie fluidifie et facilite la gestion des invitations et sollicitations de ses élus avec Eudonet

Des outils obsolètes incapables de gérer efficacement les sollicitations de la Région Occitanie

La Présidente de la Région Occitanie reçoit chaque mois plus de 1 100 invitations : cérémonies, inaugurations, colloques ou réunions. Sans outil adapté, difficile de centraliser les demandes, d’attribuer les réponses aux élus, de personnaliser les courriers et d’assurer un suivi rigoureux. Un défi organisationnel où chaque erreur ou retard pouvait coûter en efficacité et en image.

La Région avait donc besoin d’une solution fiable pour :
. Gagner du temps au quotidien avec des automatisations
. Fluidifier ce processus et améliorer la représentativité de ses élus
. Centraliser toutes les sollicitations et invitations
. Renforcer la collaboration entre agents et élus

Les challenges clés de la Région Occitanie : gagner du temps, collaborer efficacement et mieux piloter l’activité

La Région Occitanie faisait face à des outils disparates et obsolètes, incapables d’harmoniser et de fluidifier la gestion des sollicitations.

En faisant appel à Eudonet, leur objectif principal était de répondre à 3 enjeux majeurs :

1. Améliorer la représentativité et le pilotage
 La Région suit en temps réel les sollicitations acceptées, déclinées ou excusées. Les indicateurs intégrés offrent une vision globale pour mieux répartir les missions et renforcer l’efficacité des élus sur le terrain.
   
2. Optimiser le temps de gestion
 L’automatisation de la saisie et du suivi des invitations permet de réduire considérablement le temps de traitement. Une invitation peut désormais être créée en moins d’une minute lorsque le contact est déjà dans la base.

   
3. Faciliter la collaboration entre équipes
 Grâce au CRM, les élus, leurs assistants et les agents disposent d’un accès en temps réel aux mêmes informations. Les workflows et formulaires personnalisés assurent une coordination sans friction.


Pour répondre à ces enjeux, la Ville de Paris avait besoin d’un partenaire technologique capable de comprendre les subtilités du monde de l’administration publique.

Solution

Une solution CRM sur mesure pour centraliser et fluidifier la gestion des sollicitations

Pour résoudre ses difficultés, la Région Occitanie a choisi de s’appuyer sur le CRM Eudonet, une solution sur mesure capable de centraliser et d’automatiser la gestion de plus de 1 100 sollicitations mensuelles.

Le projet a débuté par une phase d’harmonisation post-fusion, afin de réunir dans un outil unique des pratiques jusqu’alors disparates entre les deux anciens conseils régionaux. Ensuite, Eudonet a permis la mise en place de formulaires de réponse personnalisés adressés aux élus, la centralisation des contacts et des invitations dans une base unique et accessible à tous les agents, ainsi que la mise à jour automatique des calendriers électroniques pour fluidifier la collaboration.

Enfin, des tableaux de bord et indicateurs précis ont été déployés pour suivre en temps réel les invitations acceptées, excusées ou déclinées. Cette approche progressive et pragmatique a apporté à la collectivité un gain de temps significatif, une meilleure représentativité de ses élus et une organisation plus efficace

Outils clés déployés parmi les solutions Eudonet :

• Centralisation des invitations et sollicitations dans une base CRM unique
• Formulaires de réponse personnalisés pour les élus
• Automatisation des envois et mises à jour des calendriers électroniques
• Tableaux de bord et indicateurs de suivi en temps réel

Une démarche progressive d’harmonisation, d’autonomisation et d’amélioration continue :

• Harmonisation post-fusion
• Création de référentiels d’élus par département
• Paramétrage autonome de l’outil par les équipes
• Déploiement de workflows automatisés
• Suivi continu et amélioration de la solution

Gain de temps, automatisation et indicateurs de performance pour la Région Occitanie

Gain de temps significatif :

La création d’une invitation prend désormais moins d’une minute, contre plusieurs auparavant, pour traiter un volume moyen de 1 100 sollicitations chaque mois.

Automatisations efficaces :

Plus de 1 000 réponses mensuelles sont gérées automatiquement, déclenchant l’envoi d’emails de confirmation ou de remerciement, ainsi que l’intégration instantanée des événements dans les calendriers électroniques des élus et de leurs assistants, réduisant ainsi les erreurs de planification.

Vision claire et pilotable

Grâce aux tableaux de bord personnalisés, la Région suit :

• le nombre exact d’invitations saisies par période,
• la répartition des sollicitations acceptées, excusées ou déclinées,
• ainsi que des projets connexes comme les commandes de gerbes pour cérémonies officielles.

Amélioration de la collaboration

Les plusieurs dizaines d’agents autorisés disposent désormais d’un accès partagé aux mêmes informations en temps réel, évitant les doublons et fluidifiant la coordination inter-services.

Réduction des erreurs

La mise à jour automatique des agendas institutionnels a limité les incohérences dans le traitement des sollicitations, garantissant une meilleure représentativité des élus sur le territoire

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Centralisation systématique : Regrouper toutes les invitations et sollicitations dans une base CRM unique pour éviter les doublons et garantir une vision claire.

Automatisation des processus : Paramétrer des workflows pour que chaque réponse (acceptée, excusée, déclinée) déclenche automatiquement les mises à jour et les notifications aux agents concernés.

Référentiels par territoire : Créer des listes d’élus par département afin de faciliter l’attribution rapide des sollicitations et d’améliorer la représentativité.

Indicateurs de suivi : Mettre en place des tableaux de bord pour analyser le volume d’invitations, le taux de participation des élus et identifier les points d’amélioration.

Amélioration continue : Impliquer régulièrement les agents et élus dans l’évaluation de l’outil afin d’adapter les paramétrages aux nouveaux besoins et d’enrichir les fonctionnalités.

L’expérience de la Région Occitanie démontre qu’il est possible de traiter efficacement plus de 1 100 sollicitations par mois, tout en gagnant du temps et en réduisant les erreurs grâce à une gestion centralisée et automatisée. Ces bonnes pratiques peuvent être adoptées par toute collectivité souhaitant moderniser et fiabiliser sa gestion institutionnelle.

Vous avez un projet de modernisation de la gestion des sollicitations dans votre collectivité ou administration publique ? Prenez rendez-vous avec nos experts pour échanger sur vos enjeux